5.添付書類の電子化

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電子化の2つ目は、紙の添付書類です。

紙の情報を電子情報に変えますので、まさしく「電子化」です。

この作業は、不動産登記令第13条の規定( )に基づくものです。

ただし、委任状や申請人の上申書など、申請人が作成した書面は除きます。

また、原本をそのまま提出したいときは特例方式を使いますので、電子化する必要はありません。


1.スキャナでPDFファイルに変換する

紙の添付書類は、PDFファイルに変換します。

これには、工事人の証明書や確認通知書の原本、住民票の写しや印鑑証明書の原本など、申請人と代理人を除く第三者が作成した書類がすべて該当します。

変換するには、スキャナとアクロバットや SkyPDF を使います。

また、現在市販されているスキャナを使うと、既にアクロバットが組み込まれていて、簡単にPDFファイルに変換できます。ただし、確認通知書などの複数ページのPDFファイルを作成することができないものもあります。

なお、スキャナに無料で付いている「アクロバット エレメント」では、電子署名をすることはできませんので、念のため・・・。


(アクロバット6の例)

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確認通知書など連続してスキャンする枚数が多いと、意外と面倒な作業です。

以下の画像は、工事人の証明書をスキャナで変換したときのものです。

変換するときの解像度は、150dpiで充分です。下の例ではカラーになっていますが、PDFファイルのサイズを小さくするために、白黒で変換した方がいいでしょう。


(キャノンのスキャナの例)

スキャン後のファイル名は、「koujikanryouhikiwatasishoumeisho.pdf」などわかりやすい名前にします。

変換後は、事件毎のフォルダに保存するようにしましょう。


なお、スキャナを使ってPDFファイルに変換する方法は、「PDFファイルの作り方」の「2.書面の場合」を参照してください。

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2.電子署名をする

PDFファイルを保存をしたら、


調査士ICカードで電子署名(PDF署名)をします。

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電子署名をする位置ですが、登記所では電子署名の印影は表示されないそうですので、どこでも構いません。

ワタシは電子署名したことがわかりやすいように、1ページ目の上の余白に印影がくるようにしています。

なお、登記所では電子署名の印影は表示されないそうです。


電子署名後は、これもオンライン申請用の添付書類のフォルダに保存します。

このときの保存ファイル名を「koujikanryouhikiwatasishoumeisho_shomeizumi.pdf」などとすると、管理しやすくなります。

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なお、ここでも、PDF署名は必ず書面の日付以後にするようにします。

繰り返しになりますが、PDFファイルにする時期はいつでも構いません。PDF署名の日付がデータとして残りますので、PDF署名の日が重要です。

PDF署名後の工事人の証明書は、次の様になります。


添付情報のフォルダの中身は、次のようになります。

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このようにして、委任状を除く全ての添付書類をPDFファイルに変換して電子署名をします。

確認済証の例です。


検査済証の例です。

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作業が終われば、添付情報のフォルダの中身は次のようになります。


なお、PDF署名の方法は、「電子署名(PDF署名)のやり方」の「1.ICカードタイプの場合」を参照してください。


3.委任状や申請人の上申書などの取り扱い

委任状や申請人の上申書など、申請人が作成した書面には、不動産登記令第13条の適用がありません。

これらは、特例方式を適用して持参または送付しますので、紙のまま何もする必要はありません

もっとも、申請人が住基カードを持参したり、法人で電子証明書を持っている場合は、 不動産登記令第12条第2項の規定により、PDFファイルにした委任状等にPDF署名をしてもらいます。

しかし、現実には皆無に近いでしょう。(^_^;)

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