(2) テレビ電話の場合

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次に、テレビ電話を使ったやり方を説明しましょう。


1.公証人へ事前確認

これまでのやり方と同じです。

なお、定款認証をして貰いたい日は、都合の付く日時を3候補(時間の調整が難しい場合もあるでしょうから、ワタシは3期日を候補としてあげました)伝えておきます。

また、 定款案等の確認が終わったら、具体的な日時を打ち合わせておきます。


2.公証人へ申告書と本人確認情報の提出

これまでのやり方と同じです。

このとき、本人確認情報(運転免許証などの写し)を一緒にファックスすることを忘れないでください。


3.メールによるメルアドの通知

あなたののメルアドを公証人役場に知らせる必要があります。

ファックスにメルアドを記載してもいいですが、後日あなたのメルアドに対してテレビ電話による認証に必要なURLを送ってくれますので、もし定款案等をファックスで送ったときは別便でメルアドをメールしておいたほうがいいと思います。

そうすることで、公証人役場からURLを送付する際に、こちらのメルアドをわざわざ入力する必要がなくなり、メルアドの入力ミスを防ぐことができます。

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4.委任状の作成・押印

これまでのやり方と同じです。

なお、委任状には事務所の住所ではなく自宅の住所を記載するか、事務所の住所と自宅の住所を併記しておきます。

これは、通常公証人とは面識がありますので、これまでのやり方では本人確認作業は省略されていました。しかし、テレビ電話での認証では、面識の有無にかかわらず、公的証明書で本人確認をしなければなりません。

会員証ではなく運転免許証などの公的証明書で本人確認を行いますので、住所が必要というわけです。


5.作成日付

これまでのやり方と同じです。


6.原本の送付

発起人から委任状に印鑑をもらったあと、次の書類を公証人役場へ郵送します。

  1. 定款認証委任状の原本
  2. 発起人の印鑑証明書の原本
  3. 実質的支配者となるべき者の申告書の原本
  4. 謄本交付用の書面

この点が、今までのやり方と大きく違うところです。

郵送はレターパック()が便利です。

そのとき、返信用としてこちらの宛名を書いたレターパック()も同封します。

というのも、定款認証後に公証人役場から「申告受理及び認証証明書」が1通送られてくるからです。

なお、紙の領収証がほしい場合はその旨を連絡しておきます。

また、電子定款を受領する方法は申請用総合ソフトからダウンロードをすることが原則ですが、電子定款をCDにコピーしてもらいたいときは未使用のCDを同封したうえでその旨を連絡しておくと、対応してもらえるそうです。

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