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申告書ができたあとの処理や提出の仕方を、簡単に説明します。
前出の日本公証人連合会のホームページのパンフレットによれば、申告書は、
「申告事項等の所要事項を入力の上、記名及び電子署名を付したPDFファイルを公証人にメール送信する方法、上記入力したものを印刷し、署名押印又は記名押印の上、そのPDFファイルを公証人にメール送信する方法、上記入力したものを印刷し、又は同書式を印刷し、あるいは公証役場に備え置く同書式の印刷物を利用して上記申告事項等を記入の上、署名若しくは記名押印し、公証人にファックス、郵送、あるいは持参する等の方法により行っていただきます。」
とあります。
これを整理すると、
① 入力した申告書に記名及び電子署名をし、そのPDFファイルを公証人にメール送信する方法
② 入力した申告書を印刷して署名押印又は記名押印し、スキャンしてPDFファイルにし、これを公証人にメール送信する方法
③ 入力した申告書を印刷して署名若しくは記名押印し、公証人にファックス、郵送、あるいは持参する等の方法
で、（事前に）公証人に提出する事となっています。
まあ、手間暇を考えると、①か③の方法でしょう（なぜ、わざわざ面倒な②の方法を上げているのかわかりませんが）。
そこで、作成した申告書は、PDFファイルにして電子署名をし、適当なフォルダに保存するか、
紙に印刷して、これに職印を押し、書類として保管しておきます。
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前出の日本公証人連合会のパンフレットによれば、申告書は、
「定款認証の嘱託までに行っていただく必要がありますが、迅速かつ的確な定款認証・法人設立を実現するためにも、定款案の点検を公証人に依頼される際、併せて実質的支配者となるべき者に関する申告をしていただくようお願いします。」
とあります。
ですから申告書は、「３．公証人へ事前確認」で説明する公証人への事前確認の段階で、定款（案）と一緒にファックスするか、定款（案）をファックスしたあと直ぐにメールでPDFファイルを公証人に送る方法がいいでしょう。
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